EL PRINCIPIO 80/20 O PRINCIPIO DE PARETO

ORIGEN Y CONCEPTO DEL DIAGRAMA DE PARETO

El Diagrama de Pareto constituye un sencillo y gráfico método de análisis que permite discriminar entre las causas más importantes de un problema (los pocos y vitales) y las que lo son menos (los muchos y triviales).

En 1909 el economista y sociólogo Vilfredo Pareto (1848 – 1923) publicó los resultados de sus estudios sobre la distribución de la riqueza, observando que el 80% de la misma se encontraba concentrada en el 20% de la población. 

A finales de los años 30, durante una visita a la central de General Motors Corporation para el intercambio de buenas prácticas de ingeniería industrial, Juran tuvo la oportunidad de conocer los trabajos de Pareto sobre la distribución de la riqueza. 

Más adelante Juran, mientras preparaba la primera edición de su obra Manual de Control de la Calidad, se vio ante la necesidad de dar un nombre corto al principio de “los pocos vitales los muchos triviales”. Bajo el título “La mala distribución de las pérdidas de calidad”, en el que figuraban numerosos ejemplos de mala distribución, también señaló que Pareto había encontrado mal distribuida la riqueza. Asimismo mostró ejemplos de curvas acumulativas para la desigual distribución de la riqueza y la desigual distribución de las pérdidas de calidad. Tituló esas curvas como principio de Pareto de la distribución desigual aplicado a la distribución de la riqueza y la distribución de las pérdidas de calidad. 

Este título dio a entender, de forma involuntaria, que el principio de los “pocos vitales” con carácter universal fue formulado por Pareto. Como el mismo Juran reconoce en The Non-Pareto Principle: Mea Culpa, esta implicación es errónea, ya que la primera exposición del principio como universal corresponde al propio Juran, que no a Pareto. También reconoce que si lo hubiera expuesto de otro modo, seguramente se habría denominado principio de Juran, al que hoy se conoce como principio de Pareto y, consecuentemente, hoy se denominaría diagrama de Juran, al que se utiliza bajo el nombre de diagrama de Pareto. Sin embargo, Juran tenía necesidad de una denominación abreviada, y no tuvo reparos aplicar el nombre de principio de Pareto. 

Algo más para finalizar este post. Incluso las curvas acumulativas características del diagrama de Pareto, no se deben a él, sino al economista norteamericano Max Otto Lorenz (1905), quien dedujo la curva de Lorenz: una medida de la desigualdad en los ingresos de una sociedad. 

La relación 80/20 ha sido encontrada en distintos campos. Por ejemplo, el 80% de los problemas de una organización son debidos a un 20% de las causas posibles. El 80% de los defectos de un producto se debe al 20% de causas potenciales, el 80% del absentismo es causado por un 20% de empleados… Evidentemente, la relación no debe ser exactamente 80/20, pero sí se puede aventurar que unas pocas causas son responsables de la mayor parte de los problemas. 

Una importante aplicación del Principio de Juran (o de Pareto) está en el diseño de programas de mejora de la Calidad de modo que una mejora deberá tener como objetivo a los pocos vitales

Elaboración del Diagrama de Pareto


Los pasos a seguir para la elaboración de un diagrama de Pareto son.

1.    Seleccionar los datos que se van a analizar, así como el periodo de tiempo al que se refieren dichos datos.

2.    Agrupar los datos por categorías, de acuerdo con un criterio determinado.

3.    Tabular los datos.

Comenzando por la categoría que contenga más elementos y, siguiendo en orden descendente, calcular:

·         Frecuencia absoluta.

·         Frecuencia absoluta acumulada.

·         Frecuencia relativa unitaria.

·         Frecuencia relativa acumulada.

4.   Dibujar el diagrama de Pareto.

5.   Representar el gráfico de barras correspondiente que, en el eje horizontal, aparecerá también en orden descendente.

6.   Delinear la curva acumulativa.Se dibuja un punto que represente el total de cada categoría. Tras la conexión de estos puntos se formará una línea poligonal.

7.   Identificar el diagrama, etiquetándolo con datos como: título, fehca de realización, periodo estudiado,… 

8.   Analizar el diagrama de Pareto.

En el diagrama de Pareto anterior puede observarse como dos tipos de incidencias comprenden el 49,73% de los requerimientos de asistencia: Reponer papel (30,60%) y Requiere limpieza (19,13%).

DIAGRAMA DE FLUJOS

El flujograma también es conocido como diagrama de flujo y en este sentido, representa de manera gráfica de un proceso que puede responder a diferentes ámbitos: programación informática, procesos dentro de una industria, psicología de la cognición o el conocimiento, economía, entre otros. Por ejemplo, el diagrama de flujo puede ser utilizado para describir paso a paso las operaciones que se realizarán dentro del proceso de fabricación de un producto, o asimismo la perspectiva comercial de una empresa o negocio.

Los flujogramas utilizan una variedad de símbolos definidos donde cada uno representa un paso del proceso, y la ejecución de dicho proceso es representado mediante flechas que van conectando entre ellas los pasos que se encuentran entre el punto de inicio (comienzo) y punto de fin del proceso (final). Una característica importante de los diagramas de flujo es que sólo pueden poseer un único punto de inicio o comienzo, y un solo punto final o de fin del proceso.

Antes de comenzar con la creación de un diagrama de flujo, debemos tener en cuenta y precisar cuáles son las ideas principales que deberán incluirse en el flujograma. En el diagrama deben estar explicitados los nombres, autores o responsables de cada paso del proceso, como así también posibles personas intervinientes o con poder decisión o control. Por otra parte, debemos establecer con qué fines se utilizará el diagrama de flujo, a fin de poder determinar qué cantidad y calidad de datos se incluirán en el mismos, es decir, qué detalles pondremos en él y cuáles no. Por último, debemos tener en claro los límites del proceso que pretendemos describir, es decir el punto de inicio y punto final del proceso.

Al momento de diseñar o construir el flujogama, debemos tener en cuenta como principales componentes, precisamente, el punto de inicio y el punto final del proceso, identificar las actividades o sub procesos dentro de cada paso del proceso general, teniendo en cuenta su orden cronológico. Es importante por otra parte, evaluar la exactitud o eficacia del diagrama de flujo, poniéndole a revisión de una persona externa al negocio o proceso para que lo evalúe en cuanto calidad de la información, para asegurarnos que el flujograma describe el proceso de manera eficaz.

Los flujogramas pueden ser verticales, es decir va desde arriba (punto de inicio) hacia abajo (punto final), o tener formatos horizontales, que van desde la izquierda hacia la derecha. O también pueden ser panorámicos, donde puede combinarse los dos formatos anteriores, y presenta una vista más cómoda con el diagrama de flujo, sobre todo para aquellas personas que son ajenas o externas al proceso.

Símbolos para la construcción de un diagrama de flujo:

Beneficios del Diagrama de Flujo

1. En primer lugar, facilita la obtención de una visión transparente del proceso, mejorando su comprensión. El conjunto de actividades, relaciones e incidencias de un proceso no es fácilmente discernible a priori. La diagramación hace posible aprehender ese conjunto e ir más allá, centrándose en aspectos específicos del mismo, apreciando las interrelaciones que forman parte del proceso así como las que se dan con otros procesos y subprocesos.
2. Permiten definir los límites de un proceso. A veces estos límites no son tan evidentes, no estando definidos los distintos proveedores y clientes (internos y externos) involucrados.
3. El diagrama de flujo facilita la identificación de los clientes, es más sencillo determinar sus necesidades y ajustar el proceso hacia la satisfacción de sus necesidades y expectativas.
4. Estimula el pensamiento analítico en el momento de estudiar un proceso, haciendo más factible generar alternativas útiles.
5. Proporciona un método de comunicación más eficaz, al introducir un lenguaje común, si bien es cierto que para ello se hace preciso la capacitación de aquellas personas que entrarán en contacto con la diagramación.
6. Un diagrama de flujo ayuda a establecer el valor agregado de cada una de las actividades que componen el proceso.
7. Igualmente, constituye una excelente referencia para establecer mecanismos de control y medición de los procesos, así como de los objetivos concretos para las distintas operaciones llevadas a cabo.
8. Facilita el estudio y aplicación de acciones que redunden en la mejora de las variables tiempo y costes de actividad e incidir, por consiguiente, en la mejora de la eficacia y la eficiencia.
9. Constituyen el punto de comienzo indispensable para acciones de mejora o reingeniería.

Todas estas razones apuntan hacia el diagrama de flujo como un instrumento primordial para la correcta gestión de los procesos.

La realización de un diagrama de flujo es una actividad íntimamente ligada al hecho de modelar un proceso, que es por sí mismo un componente esencial en la gestión de procesos.

Frecuentemente los sistemas (conjuntos de procesos y subprocesos integrados en una organización) son difíciles de comprender, amplios, complejos y confusos; con múltiples puntos de contacto entre sí y con un buen número de áreas funcionales, departamentos y personas implicadas. Un modelo una representación de una realidad compleja) puede dar la oportunidad de organizar y documentar la información sobre un sistema. El diagrama de flujo de proceso constituye la primera actividad para modelar un proceso.

Pero ¿qué es un modelo? Un modelo es una representación de una realidad compleja. Modelar es desarrollar una descripción lo más exacta posible de un sistema y de las actividades llevadas a cabo en él.

Cuando un proceso es modelado, con ayuda de una representación gráfica (diagrama de flujo de proceso), pueden apreciarse con facilidad las interrelaciones existentes entre distintas actividades, analizar cada actividad, definir los puntos de contacto con otros procesos, así como identificar los subprocesos comprendidos. Al mismo tiempo, los problemas pueden ponerse de manifiesto claramente dando la oportunidad al inicio de acciones de mejora.

Elaboración del Diagrama de Flujo

• El diagrama de flujo debe ser realizado por un equipo de trabajo en el que las distintas personas aporten, en conjunto, una perspectiva completa del proceso, por lo que con frecuencia este equipo será multifuncional y multijerárquico.
• Determinar el proceso a diagramar.
• Definir el grado de detalle. El diagrama de flujo del proceso puede mostrar a grandes rasgos la información sobre el flujo general de actividades pricipales, o ser desarrollado de modo que se incluyan todas las actividades y los puntos de decisión. Un diagrama de flujo detallado dará la oportunidad de llevar realizar un análisis más exhaustivo del proceso.
• Identificar la secuencia de pasos del proceso. Situándolos en el orden en que son llevados a cabo.
• Construir el diagrama de flujo. Para ello se utilizan determinados símbolos. Cada organización puede definir su propio grupo de símbolos. En la figura anterior se mostraba un conjunto de símbolos habitualmente utilizados. Al respecto cabe decir que en la figura “Conector de proceso” es frecuentemente utilizado un círculo como símbolo. Para la elaboración de un diagrama de flujo, los símbolos estándar han sido normalizados, entro otros, el American National Standars Institute (ANSI).
• Revisar el diagrama de flujo del proceso.

EJEMPLOS

Conceptos básicos de Diagrama de Flujo

ANALISIS CAUSA Y EFECTO / DIAGRAMA DE ISHIKAWA / ESPINA DE PESCADO

Espina de Pescado

DIAGRAMA CAUSA - EFECTO

También conocido como “Diagrama Espina de Pescado” es una técnica ampliamente utilizada, que permite apreciar con claridad las relaciones entre un tema o problema y las posibles causas que puedan estar contribuyendo para que él ocurra.
Construido con la apariencia de una espina de pescado, esta herramienta fue aplicada por primera vez en 1953, en el Japón, por el profesor de la Universidad de Tokio, Kaoru Ishikawa, para sintetizar las opiniones de los ingenieros de una fábrica, cuando discutían problemas de calidad.

El profesor Dr. Kaoru Ishikawa nació en el Japón en el año 1915 y falleció en 1989. Se graduó en el Departamento de Ingeniería de la Universidad de Tokio. Obtuvo el Doctorado en Ingeniería en dicha Universidad y fue promovido a Profesor en 1960. Obtuvo el premio Deming y un reconocimiento de la Asociación Americana de la Calidad.
Fue el primer autor que intentó destacar las diferencias entre los estilos de administración japonés y occidentales. Precursor de los conceptos sobre la calidad total en el Japón.
Posteriormente tuvo una gran influencia en el resto del mundo, ya que fue el primero en resaltar las diferencias culturales entre las naciones como factor importante para el logro del éxito en calidad. 
Ishikawa estaba interesado en cambiar la manera de pensar de la gente respecto a su trabajo. Para él, la calidad era un constante proceso que siempre podía ser llevado un paso más. Hoy es conocido como uno de los más famosos gurús de la calidad mundial.Fue fundador de la Union of Japanese Scientists and Engineers (UJSE), entidad que se preocupaba de promover la calidad dentro de Japón durante la época de la post-guerra
Ishikawa hizo muchas aportaciones, entre las cuáles se destacan:
• Creación del Diagrama Causa – Efecto , o Espina de Ishikawa, o en inglés “fishbone diahgram”.• Demostró la importancia de las 7 herramientas de calidad.• Trabajó en los círculos de calidad.


Se usa para?

1. Visualizar, en equipo, las causas principales y secundarias de un problema. 
2. Ampliar la visión de las posibles causas de un problema, enriqueciendo su análisis y la identificación de soluciones. 
3. Analizar procesos en búsqueda de mejoras. 
4. Conduce a modificar procedimientos , métodos, costumbres, actitudes o hábitos, con soluciones – muchas veces – sencillas y baratas. 
5. Educa sobre la comprensión de un problema. 
6. Sirve de guía objetiva para la discusión y la motiva. 
7. Muestra el nivel de conocimientos técnicos que existe en la empresa sobre un determinado problema. 
8. Prevé los problemas y ayuda a controlarlos, no solo al final, sino durante cada etapa del proceso. 

¿Cómo construirla?:

Establezca claramente el problema ( Efecto ) que va a ser analizado.
Diseñe una flecha horizontal apuntando a la derecha y escriba el problema al interior de un rectángulo localizado en la punta de la flecha.

• Haga una lluvia de ideas “Brainstorming” para identificar el mayor número posible de causas que puedan estar contribuyendo para generar el problema, preguntando “¿Por qué está sucediendo? 

• Agrupe las causas en categorías. Una forma muy utilizada de agrupamiento es la conocida como 6M: Maquinaria, Mano de Obra, Método, Materiales, Mediciones y Medio ambiente. 

• Para comprender mejor el problema, busque las subcausas o haga otros diagramas de Causa – Efecto para cada una de las causas encontradas. Para esto, tome de 2-3 Causas Raíz Potencial del Diagrama. 

• Para estas causas pregunte Porqué 5 veces (o al menos 2 veces o hasta que ya no tenga más respuestas al Porqué). 

• Escriba cada categoría dentro de los rectángulos paralelos a la flecha principal. Los rectángulos quedarán entonces, unidos por las líneas inclinadas que convergen hacia la flecha principal. 

• Se pueden añadir las causas y subcausas de cada categoría a lo largo de su línea inclinada, si es necesario. 

Ejemplo:

Objetivo:
Identificar las Causas Potenciales para el problema de Retrasos en las entregas de paquetes de una Empresa de Mensajería.

Instrucciones:

1. Revisar las instrucciones para como crear un Diagrama Causa Efecto.
2. Crear un Diagrama Causa y Efecto comenzando con tormenta de ideas para al menos 10-15 Ideas.
3. Determinar entre 2-3 Causas Raíz Potencial,
Preguntado los “Cinco Por Qué”.
4. Discutir cómo el equipo deberá probar las suposiciones y verificar la Causa Raíz Potencial.

Tiempo:
25 Minutos

Definición de Diagrama

Un diagrama es un gráfico que presenta en forma esquematizada información relativa e inherente a algún tipo de ámbito, como ser la política o la economía de alguna nación o empresa y que aparecerá representada numéricamente y en formato tabulado.

Generalmente, los organismos, o como bien decíamos más arriba, los gobiernos y empresas, suelen echar mano de los diagramas para facilitarle al resto de la gente la comprensión de importantes cantidades de datos, los cuales presentados en bruto serían prácticamente inentendibles para cualquiera de los mortales que no se ocupen ni sean especialistas en la cuestión y también para como consecuencia de la relación que se da entre estos mismos y en caso que sea necesario, la realización de cálculos electrónicos.

Está ampliamente probado que el cerebro reconoce más fácilmente los dibujos, por eso, presentar los datos de esta forma hace que sea más comprensible cualquier cuestión, por ejemplo, para que una empresa le muestre a sus clientes los servicios que ofrece o para capacitar al personal de la misma, además del ahorro de páginas de texto que esto de los gráficos supone ya de por sí.

Los diagramas pueden ser creados a mano o bien electrónicamente por una aplicación especial de diagramas que funciona en forma automática.

Uno de los diagramas más utilizados es el que se conoce con el nombre de Diagramas de flujo, que es aquella forma más tradicional de mostrar y especificar los detalles algorítmicos de un proceso, convirtiéndose en la representación gráfica de un proceso que supone la intervención de una multiplicidad de factores.

Comúnmente este tipo de diagrama y a razón de lo que expusimos más arriba, que los diagramas son utilizados por varios campos para presentar más comprensiblemente los datos, es ampliamente utilizado en sectores/disciplinas como ser la programación, economía, psicología cognitiva y la industria.

Respecto de su estructuración o formulación, están basados en diversos símbolos que sirven para representar las operaciones específicas y están conectados por flechas, las cuales ostentan la función de indicar la secuencia de la operación. Pero claro, la flecha no es el único rasgo distintivo de estos, otros símbolos y formas tan universales como la flecha, como ser el rectángulo, el rombo y el círculo son también ampliamente utilizados en estos.

El rectángulo sirve para indicar un proceso determinado, generalmente automático, el rombo, para significar en oportunidades una condición y en otras una bifurcación y finalmente el círculo sirve para representar el punto de conexión entre los procesos.